Calendari e taccuini virtuali

Mai come negli ultimi mesi si è preso coscienza di quanto frenetica e concitata sia la nostra routine quotidiana e di come sia necessario intervenire in modo sempre più rapido, capillare ed efficace, soprattutto in ambito sanitario. Joseph Mazur, professore emerito di matematica al Marlboro College, ha parlato di «senso del tempo alterato» per sottolineare come il nostro presente sia quanto mai confuso e la nozione stessa di tempo sia profondamente mutata rispetto al passato.
Con l’irrompere della pandemia abbiamo anche imparato quanto sia difficile combinare ritmi lavorativi intensi con le esigenze di produttività e concentrazione.

Alle attività legate all’ambito professionale, siano esse di routine o straordinarie, si aggiungono poi gli impegni personali e familiari, costituiti da scadenze, viaggi, appuntamenti, visite programmate e altri eventi da ricordare. Come conciliare tutto questo e non sentirsi sopraffatti?

Tra i consigli che Alan Henry, editorialista dell’edizione statunitense di Wired, si sente di dare a chi vuole gestire meglio i propri impegni e ottimizzare il proprio tempo, uno dei primi è «usa la tecnologia per aiutarti». In questo approfondimento vogliamo allora presentare alcuni programmi semplici e gratuiti per semplificare la gestione quotidiana sia del vostro lavoro che della vostra sfera privata, a partire da un concetto chiave, quello di organizzazione, che deve essere l’obiettivo verso cui tendere: evitare di perdere tempo in attività inutili e ripetitive permette, infatti, di concentrarsi su ciò che veramente conta e, di conseguenza, migliorare la propria produttività.

Scadenze e appuntamenti su un unico calendario

Un valido aiuto può arrivare dai calendari, soprattutto quelli che consentono la gestione integrata della posta elettronica, ovvero la possibilità di leggere le e-mail provenienti da diversi account e rispondere utilizzando un’unica interfaccia client.

Uno dei servizi web più celebri per la gestione del calendario è sicuramente Google Calendar, disponibile per l’installazione su dispositivi iOS e Android e completamente gratuito. Mozilla Thunderbird è un programma altrettanto semplice da utilizzare, che consente la gestione della propria casella di posta elettronica insieme al calendario; supporta i principali servizi di WebMail (Outlook, Gmail, Yahoo! Mail etc.) ed è in grado di gestire contemporaneamente diversi account di posta, sincronizzandoli in modo automatico.
Calendario è, invece, un software preinstallato su dispositivi Apple e non disponibile per Android, che ha il pregio di essere davvero intuitivo. Sempre su iOS è possibile scaricare 24me, una app definita “assistente personale”, perché combina un calendario integrato con i principali servizi di posta via web, le liste di attività da completare, le notifiche, gli appunti, le mappe e le videochiamate, tutto organizzato all’interno della stessa app, che è anche interamente personalizzabile e si presenta con una veste grafica essenziale.

Vale la pena citare anche l’applicazione nipponica TimeTree: si tratta di un calendario simile a quelli già presentati, ma progettato proprio per essere condiviso con altri account, così da riunire in un’unica visualizzazione gli impegni delle diverse persone o organizzazioni che collaborano con noi; è ideale, quindi, non solo per famiglie, ma anche per l’utilizzo tra colleghi. Ogni appuntamento può essere commentato dalle diverse persone con cui è condiviso e si possono inserire descrizioni, dettagli e notifiche personalizzate.

Tutti i calendari qui elencati possono essere aggiornati a partire dallo stesso account su dispositivi diversi, e gli appuntamenti sono sempre sincronizzati tra loro in tempo reale.

E perché non un taccuino virtuale?

Altri strumenti molto efficaci sono i blocchi di appunti virtuali, come ad esempio Evernote, che consente di prendere appunti, salvare link, pagine web e progetti, scansionare documenti (come ad esempio fogli manoscritti), effettuare ricerche e condividere le note con altri utenti. Dopo avere installato questa applicazione sul vostro dispositivo, potrete utilizzarla anche senza una connessione a Internet e gli appunti saranno accessibili contemporaneamente da dispositivi diversi.
Anche Google ha un proprio blocco di appunti virtuale che si chiama Google Keep e si presenta visivamente come una sorta di post-it digitale; tra le svariate funzionalità disponibili, è in grado di registrare note vocali, come un vero e proprio dittafono.

Ideale per memorizzare note da riprendere in un secondo momento è anche Otter Voice Meeting Notes, che incorpora una funzione di trascrizione automatica delle tracce audio: oltre a registrare, permette di organizzare, modificare e condividere gli appunti da e verso qualsiasi dispositivo.

Fonti

 

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