Tutti i vantaggi per medico e paziente di una gestione degli appuntamenti ottimizzata
Prendere appuntamento per una visita medica, soprattutto all’interno di centri polispecialistici, può essere fonte di stress e difficoltà sia per i pazienti sia per chi si deve occupare di gestire le agende, incrociare date, disponibilità degli specialisti e dei pazienti stessi, disdette, cambi di orari e altri imprevisti. L’appuntamento telefonico o via mail, gestito manualmente da un operatore, senza digitalizzazione per il paziente e con calendari ormai obsoleti, è ancora presente in diverse strutture.
I progressi della tecnologia rendono invece a oggi possibile una gestione ottimizzata degli appuntamenti, con software semplici per le realtà più piccole, fino a quelli che implementano chatbot e intelligenza artificiale qualora il centro ospedaliero necessiti di strumenti più potenti.
La gestione degli appuntamenti in una app
Innanzitutto, per gestione ottimizzata degli appuntamenti si intende un sistema che permetta in modo automatico e digitale di poter prenotare una visita medica, disdirla, modificare l’orario, senza dover chiamare il centro specialistico o l’ambulatorio e senza che dall’altro lato ci sia qualcuno che controlli orari e disponibilità su un calendario/agenda a pc, comunicandoli al paziente. È un sistema che prevede quindi che l’agenda sia automatizzata, e che il paziente sia autonomo.
Si tratta di sistemi di due tipi: app/siti online che consentono al paziente di rintracciare un medico, per nome e cognome o per specialità e località, visualizzare le recensioni eventualmente fornite da altri pazienti e cliccare sulla prima disponibilità utile (e su tutte quelle a seguire) per prendere un appuntamento. Questi siti e queste app offrono spesso anche una panoramica delle prestazioni offerte con relativi costi, il CV del medico oppure un sito di riferimento al quale trovare i contatti in caso si desideri prenotare telefonicamente. Alcuni professionisti utilizzano sistemi di messaggistica istantanea a integrazione di altri sistemi di prenotazione.
Questi sistemi, in generale, facilitano la prenotazione poiché il paziente ha visibilità su tutte le disponibilità del medico, e per tutte le fasce orarie. Inoltre, è altrettanto facile cancellare o modificare l’appuntamento in modo flessibile e senza creare doppie prenotazioni, errori, dimenticanze. Tutto è registrato e al paziente arriva il promemoria della visita prenotata, per ridurre dimenticanze e assenze.
Un secondo sistema, del tutto simile al primo per funzionalità, è costituito dai gestionali proprietari delle singole strutture ospedaliere o ambulatoriali, che offrono quindi la possibilità di prenotare dal pc o dallo smartphone, selezionando sempre lo specialista, data e ora oppure compilando un format. A livello formale e pratico, non ci sono grandi differenze rispetto al precedente approccio, tuttavia in questo caso accediamo direttamente alla struttura ospedaliera o al poliambulatorio anziché affidarci a un collettore di specialisti.
Alcune app offrono anche servizi di telemedicina, permettendo al paziente consulenze in videochiamata o chat. Questo accade spesso nell’ambito delle prestazioni psicologiche, dove la modalità online a distanza è stata favorita ed è quindi entrata nella pratica comune a partire dal periodo di pandemia.
Una categoria di software gestionali a parte è dedicata alle visite dentistiche. In alcuni casi è ancora necessario passare attraverso un operatore tramite mail o messaggistica istantanea, ma vengono inviati promemoria e altre informazioni in digitale. Lo stesso discorso è possibile anche per prenotare esami di laboratorio e diagnostici, soprattutto all’interno di enti privati ma convenzionati con la sanità pubblica. Per l’ASL, invece, si deve passare dal CUP che è un esempio pubblico di gestione ottimizzata degli appuntamenti nelle realtà in cui il sistema è interamente online e non telefonico.
Vantaggi per medico e paziente
I vantaggi di un sistema ottimizzato di gestione degli appuntamenti sono innegabili sia per il medico sia per il paziente. In particolare, per il medico:
Vantaggi per il medico
- Il medico ha la visibilità su tutti i suoi appuntamenti, in alcuni casi può accedere alle informazioni del paziente o sapere in anticipo i motivi della visita se il format di prenotazione lo richiede.
- Risparmio sulle attività gestionali e amministrative sia per il medico sia per gli operatori che se ne occupano in prima persona e che possono dedicare più tempo ad altre attività e mansioni.
- Riduzione del verificarsi di episodi disagevoli: doppi appuntamenti, dimenticanze, sovraffollamento nella sala d’attesa, ritardi.
- Riduzione di cancellazioni last-minute.
- Sensazione di avere tutto sotto controllo, riduzione del verificarsi di imprevisti e miglior gestione degli stessi, riduzione dello stress che ne consegue.
- Miglioramento della reputazione dello studio o del centro ospedaliero, in termini di efficienza e soddisfazione.
Vantaggi per il paziente
- È più facile prendere un appuntamento: il sistema è semplice, veloce e con visibilità su tutte le disponibilità del medico o del centro. Non è necessario passare del tempo al telefono, magari in attesa che qualcuno risponda in orari d’a ufficio né dover passivamente accettare le prime disponibilità utili comunicate a voce dall’operatore.
- La prenotazione è flessibile, può essere cancellata o modificata facilmente.
- La gestione ottimizzata consente di evitare lunghe attese nella sala d’aspetto.
- Grazie alle funzioni collaterali, come il CV del medico, i costi delle prestazioni, la possibilità di inserire il motivo della visita, la decisione del paziente è più consapevole. Si evitano visite a specialisti non adatti alle proprie esigenze, sorprese inattese nel momento del pagamento, perdita di tempo sia dello specialista sia del paziente con conseguente insoddisfazione di quest’ultimo. La trasparenza di informazioni garantisce una miglior qualità del servizio, più efficiente e a misura di paziente.
Le app per la gestione degli appuntamenti presentano delle criticità?
L’ottimizzazione degli appuntamenti richiede software, che possono richiedere un investimento economico non indifferente alla struttura, in grado di garantire la privacy e il rispetto dei dati sensibili dei pazienti. I pazienti inoltre devono essere abituati a utilizzare questi sistemi e a non aver necessità di parlare con un operatore per esigenze particolari. Al netto di queste difficoltà, i sistemi di gestione degli appuntamenti sono in grado di migliorare e perfezionare le visite, sebbene non possano evitare del tutto cancellazioni dell’ultimo minuto, visite che durano più del previsto generando ritardi a cascata, inefficiente dovute a imprevisti di varia natura, impossibili da prevedere con un sistema gestionale. Unendo i software, le app, i siti con sistemi avanzati di Intelligenza Artificiale e telemedicina sarà in futuro possibile ridurre sempre di più questi “difetti”, ottimizzando le visite, nel rispetto della privacy e della sicurezza dei dati del paziente.
Fonti:
CP-434758
